PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ESCRITURACIÓN
| ACTIVIDADES | RESPONSABLE | DESCRIPCIÓN |
| Identificar las necesidades delusuario y suministrar información | Auxiliar / Asistente de Escrituración | Se identifica la necesidad del usuario y se le brinda la información necesaria sobre el trámite requerido. |
| Suministrar requisitos del acto escriturario | Auxiliar/Asistente de Escrituración | De acuerdo con el tipo de acto requerido por el usuario, se le informan los requisitos y documentos necesarios. Esta información se brinda telefónica o personalmente.Se comunican los requisitos legales. |
| Revisión de documentos y extensión de la minuta | Auxiliar/Asistente de Escrituración | El usuario hace entrega de los documentos al Auxiliar o Asistente de Escrituración asignada, quien verifica que se encuentre completa y correcta, y le informa al usuario la fecha del otorgamiento y firma de la escritura. Existen actos escriturarios que se pueden hacer en forma inmediata dependiendo del tipo de acto y de la disponibilidad de tiempo. En las cancelaciones de hipoteca, el usuario entrega los documentos, deja el depósito del dinero correspondiente a los derechos notariales, se la hace entrega del acta de depósito; este requisito es indispensable para continuar con el trámite. Cuando se extiende la minuta debe darse cumplimiento al artículo 61 ley 2010 del 2019 que modificó el artículo 90 del estatuto tributario en cuanto a que los valores de las enajenaciones deben corresponder al valor real manifestación que debe hacerse bajo juramento, la falta de veracidad de esta afirmación de lugar a sanciones.Cuando la enajenación opera entre dos sociedades, deben aportar como anexo obligado en virtud de la ley de financiamiento 1943, el recibo de pago de la retención en la fuente.También debe identificarse plenamente a los comparecientes, solicitando la siguiente información: (Nombre, documento de identidad, teléfono, celular, dirección, ciudad donde reside, correo electrónico, profesión u oficio, actividad económica, estado civil, si es persona políticamente expuesta (PEP), en caso afirmativo qué cargo tiene y cuál es la fecha de vinculación y desvinculación. Esto para dar cumplimiento a la Instrucción Administrativa sobre el SIPLAFT (Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo). Una vez elaborada la minuta se debe consultar las listas de STRADATA para dar cumplimiento al Manual del SIPLAFT. Si encuentran alguna persona reportada en las listas debe reportarlo inmediatamente al Coordinador del SIPLAFT antes de continuar con el trámite, guardando la debida confidencialidad de la información. |
| Revisión | Coordinador de Escrituración | Una vez elaborada la minuta por el Asistente o Auxiliar de Escrituración, esta debe ser revisada nuevamente, de manera que se pueda identificar si es el caso, cualquier novedad frente a la información consignada, antes de llegar a la revisión final jurídica para el visto bueno final. Cuando el usuario se presenta para el otorgamiento y/o firma de la escritura, se imprime y se lleva a revisión física del Coordinador de Escrituración quien verifica que se hayan realizado los cambios, validando con sello y firma. |
| Otorgamiento de la escritura | Auxiliar/Asistente de Escrituración | Para el otorgamiento se acercan nuevamente los interesados, para que revisen y aprueben con su firma y huella el documento, previamente se debe haber realizado la identificación biométrica que se imprime y se aporta como anexo a la escritura. En caso de que la escritura deba ser remitida para firmas fuera del despacho, es necesario que quien va otorgar el instrumento, tenga la firma registrada en la notaria (Tarjeta de Firmas).El documento siempre debe ir con Memo remisorio, y es llevado por los mensajeros de la notaria o por los mensajeros autorizados por las entidades externas. |
| Numeración | Auxiliar/Asistente de Facturación | Con la firma del primer otorgante, la escritura pasa a facturación con todos los anexos, allí la persona encargada, numera la escritura, ingresa la información al sistema notarial, la fecha y factura los derechos notariales.Se debe verificar que efectivamente se haya realizado la identificación biométrica y que corresponde a la misma fecha de la numeración, puesto que los otros otorgantes podrán firmar dentro del plazo establecido por ley. Si no coincide la fecha de la biometría no puede continuarse con el trámite y debe informarse inmediatamente a la Coordinadora General de Servicios Notariales o a la Directora General.Si el primer otorgante tiene la firma registrada, se debe verificar que dentro de los anexos esté vigente la copia de la tarjeta de registro de firma. |
| Envío a entidades externas | Auxiliar/Asistente de Facturación | Cuando al acto escriturario comparece más de un otorgante, y uno de ellos, es el representante legal de una entidad, la minuta una vez numerada y fechada se envía a la entidad externa para la toma de la firma. Este representante debe tener la firma registrada y copia de la tarjeta de registro debe obrar como anexo de la escritura. Cuando llegue a la Notaría de nuevo, la Asistente de Autenticaciones coteja la firma que hay en la escritura con la existente en la tarjeta que se guarda en la Notaría, en caso de coincidir le da visto bueno con firma y sello. En caso de no coincidir se comunica inmediatamente a la Coordinadora General de Servicios Notariales o a la Directora General. |
| Finalización de escritura | Auxiliar/Asistente de Escrituración | Una vez el acto escriturario está firmado por todos los otorgantes, la Auxiliar o la Asistente de Escrituración, procede a finalizar la escritura, es decir, ponerle el número en letras, el valor de los derechos notariales, relacionan los números de las hojas de papel de seguridad. Se finaliza la escritura se pasa al Área de Finalización para la revisión jurídica. |
| Entrega de escritura al Área Jurídica | Auxiliar de Finalización | La Auxiliar o Asistente de Escrituración entrega la escritura a la Auxiliar de Finalización, quien la anota para llevar el control y la entrega al Área Jurídica para su revisión final. |
| Revisión jurídica de la escritura | Asesora Jurídica | La escritura es revisada por el Asesor Jurídico, para verificar la legalidad del acto (cumplimientos de los requisitos de ley). Si la encuentra con todos los requisitos y sin ninguna observación, le pone visto bueno con sello y firma. En caso de que tenga alguna observación que deba corregirse, la regresa al Auxiliar o Asistente de Escrituración para que realice las correcciones pertinentes, en caso de ser sustanciales debe solicitar autorización por correo electrónico de los otorgantes para realizar el cambio de hoja, toda vez que no está permitido borrar el contenido. Una vez hace las correcciones nuevamente se pasa al Área de Finalización para que esta la pasa al Área Jurídica para su visto bueno con firma y sello. |
| Revisión final | Auxiliar de Finalización | La Auxiliar de Finalización, recibe la escritura por parte de la Auxiliar o Asistente de Escrituración, la revisa nuevamente verificando que no haya espacios en blanco, que el número y la fecha estén correctos; cuando cumple los requisitos le da visto bueno con sello y firma en la primera y la última hoja de la escritura. |
| Autorización de escritura | Notario | La escritura ya aprobada por la Jurídica y revisada por la Auxiliar de Finalización, es llevada para autorización del notario. |
| Solicitud de boleta de rentas y registro | Auxiliar de Finalización | La escritura pública autorizada por el Notario, es escaneada para solicitar la liquidación del impuesto de registro (rentas departamentales) y los derechos de registro. |
| Entrega a Protocolo | Auxiliar de Finalización | La Auxiliar de Finalización hace una lista de chequeo de los anexos físicos para entregar la escritura pública al área de Protocolo, indicando lo que se entrega junto con todas las firmas y sus anexos, con ello el Auxiliar de Protocolo revisa y valida su recepción. |
| Solicitud de copias | Auxiliar de Finalización | Solicita las copias correspondientes (según los términos de ley) y si hay lugar a copias adicionales requeridas por el usuario. |
| Expedición de Copias | Auxiliar de Protocolo | El Auxiliar de Protocolo expide las copias solicitadas y se las entrega a la Auxiliar de Finalización para organizarlas y elaborar las respectivas notas de destinación. |
| Firma de copias | Notario | El Notario procede a sellar y firmar las copias. |
| Entrega de copias de escrituras | Auxiliar de finalización | La Auxiliar de Finalización se encarga de hacer entrega de las copias de escritura al interesado. Igualmente verifica qué escritura tiene depósito para al pago de rentas y registro y la entrega a la Auxiliar Contable para su respectivo pago. |
| Cancelación de rentas y registros | Auxiliar Contable | Realiza el pago correspondiente a estos conceptos y las entrega a la Asistente Administrativa y Financiera. Se envía vía correo electrónico la escritura para el ingreso a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente. |
REGISTRO CIVIL
| ACTIVIDADES | RESPONSABLE | DESCRIPCIÓN |
| Expedición de copias de registro de civil. | Auxiliar de Registro | – Se recibe la información del Registro Civil.– Se le indaga sobre el parentesco con el inscrito, sí no es el titular o familiar en tercer grado de consanguinidad del inscrito, si este es menor de edad, se debe aportar autorización escrita y copia anexa de la cédula y para las personas declaradas en interdicción el curador principal o el suplente; si son personas mayores de edad cualquiera puede solicitar la copia del registro civil. Sí está en otra ciudad o fuera del país, debe enviar la autorización desde su correo electrónico personal. |
| Información y recepción para la inscripción. | Auxiliar de Registro | El usuario se dirige al Auxiliar de Registro Civil y le solicita el servicio que requiere (matrimonio, nacimiento o defunción), suministrando los documentos requeridos según corresponda: Para la inscripción de un nacimiento:– Certificado de nacido vivo original.– Documento de identificación de los padres en original y vigente.– Si ambos padres son menores de edad debe comparecer el representante legal de alguno de ellos, con su documento de identificación original.– Si el padre es adolescente y la mamá mayor de edad comparece como declarante la madre y el padre firma el reconocimiento.– Si la mamá es adolescente y el papá es mayor de edad, este firmará todo lo pertinente del registro civil.– Si los padres pertenecen a una comunidad indígena deberán aportar autorización del jefe del cabildo.– Se debe realizar identificación biométrica.– Otros según el caso lo amerite. Para la inscripción de un nacimiento extemporáneo:– El solicitante o su representante legal, si aquel fuere menor de edad, declara bajo juramento que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente, previa amonestación sobre la inscripción sobre las implicaciones penales que se deriven del falso juramento.– El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, y en el caso de personas que hayan nacido en el exterior deberán presentar el registro civil de nacimiento expedido en el exterior debidamente apostillado y traducido.– En caso de no tener el certificado de nacido vivo para acreditar el nacimiento deberá aportar partida religiosa, debidamente autenticada por la curia en los casos de la religión católica, en caso de las otras religiones reconocidas por el estado civil colombiano, deben presentar el acta del culto referente, la personería jurídica y el reconocimiento del estado colombiano, referente a la iglesia, debidamente autenticada en la notaría donde el pastor o líder tenga la firma registrada.– En los casos en que no tienen la partida religiosa, ni certificado de nacido vivo, lo puede hacer en presencia de testigos diligenciando el formato de inscripción extemporánea (modelo de la Registraduría RAFT13 mediante la cual manifiestan haber presenciado, asistido o tenido noticia directa o fidedigna del nacimiento del solicitante.– Certificación de la Registraduría de que la persona no ha sido inscrita ante un despacho registral, notarial u oficina que preste el servicio de registro civil.– Documento de identificación de los padres en original y vigente.– Formato de solicitud de inscripción extemporánea (modelo de la Registraduría RAFT13).– Si el solicitante de la inscripción no posee cédula, ni ninguno de los documentos antes descritos, deberá solicitar ante medicina legal la determinación de su edad para la inscripción.– Documento de identificación original y vigente.Se debe realizar identificación biométrica. Para proceder a la inscripción del matrimonio:– Partida de matrimonio original, autenticado por la curia para efectos de la religión católica, en caso de las otras religiones reconocidas por el estado civil colombiano, deben presentar el acta del culto referente al matrimonio, la personería jurídica y el reconocimiento del estado colombiano, referente a la iglesia.– Fotocopia del documento de identificación de los contrayentes.– Fotocopia del documento de identificación de quien firma como declarante.– Registros civiles de nacimiento autenticado de los cónyuges.– Registro civil de nacimiento autenticado del menor que se vaya a legitimar.– Se debe realizar identificación biométrica. Para registro de defunción (muerte natural):– Certificado médico de defunción original.– La licencia de inhumación.– Documento de identificación del declarante.– Se debe realizar identificación biométrica.– Este trámite tiene un término perentorio, por lo tanto, si la defunción no es reportada en un término de dos días hábiles, el usuario debe realizar un trámite ante el inspector de la vecindad del causante, para que este autorice la inscripción extemporánea de la defunción, y presentar en la notaría la orden del inspector, para llevar a cabo la inscripción.– Cuando la inscripción sea extemporánea mayor a los 3 días adicional se deberá aportar partida de defunción autenticada en curia y copia de la cédula o certificación del registro. Para registro de defunción (muerte violenta)– En estos casos la defunción la ordena la Fiscalía a través de oficio, certificado médico de defunción y licencia de inhumación. – Se debe realizar identificación biométrica.– En este caso no existen términos perentorios. Para registro civil de defunción (muerte presunta)– En estos casos la defunción es ordenada por el juez del conocimiento; que a su vez profiere la sentencia, ordenando a la notaría registrar la muerte presunta.– Se debe de abrir libro de varios.– Inscribirse en el registro civil de nacimiento.– Se debe realizar identificación biométrica. |
| Elaboración del Registro Civil | Auxiliar de Registro | – Una vez recibidos los documentos, se procede a la elaboración del registro, según formato establecido por la Registraduría del estado civil. (nacimiento, matrimonio o defunción)– Cuando se requiera, el servicio de registro civil de nacimiento puede ser prestado en la entidad de salud donde nace el menor (cualquier entidad hospitalaria dentro del círculo de Medellín) |
| Revisión y firma del declarante del registro civil | Auxiliar de Registro | – Posteriormente el usuario procede a revisar el documento para verificar que los datos se encuentren correctos y de hallarlo conforme, procede a firmarlo. – Si es menor de 1 año, se procede a tomar huellas plantares; en caso de la imposibilidad de tomar la huella de alguno de los pies se debe dejar constancia en el serial del porque se toma una sola huella, o ambas; Para los mayores de 1 año se toma huellas de los dedos índices. Si es imposible tomar las huellas se debe dejar la constancia de lo sucedido. – Para el registro civil de nacimiento, el padre o la madre del menor firman como declarantes del nacimiento. En caso de que los padres no estén legalmente casados, el padre debe firmar una nota de reconocimiento y el libro de varios (dentro del mismo texto de registro). Cuando el padre no se presenta para hacer el reconocimiento, la madre firma como declarante y se elabora un acta complementaria con los datos del padre, suministrados por la madre (de esta acta se envía copia al ICBF), y se le envía un comparendo al padre, citándolo en la notaría, para que se pronuncie sobre la paternidad y en caso de respuesta afirmativa, hacer el reconocimiento. – Para el registro civil de matrimonio y de defunción, puede firmar como declarante la persona que presenta la documentación requerida. |
| Firma del registro por el Notario | Notario | – El notario firma el registro y lo pasa a la Auxiliar de Registro para continuar el proceso. |
| Pago de derechos notariales | Usuario | – La inscripción y la primera copia que se expide del registro civil de nacimiento es gratuita.– Las copias posteriores deben pagar los derechos notariales respectivos.– Para la inscripción de los matrimonios y defunciones no tiene cobro alguno. |
| Expedición copia del registro civil | Auxiliar de Registro | – El Auxiliar de Registro Civil saca las copias requeridas por el usuario, archiva el registro original. |
| Firma de la copia del registro por el notario | Auxiliar de Registro / Notario | – Una vez se expide la copia del registro civil, el Auxiliar de Registro lo lleva al notario para la firma de la copia. |
| Firma de la solicitud | Solicitante | – El solicitante deberá firmar la solicitud del registro. |
| Entrega del Registro | Auxiliar de Registro | – Entrega el registro debidamente firmado. |
AUTENTICACIONES
| ACTIVIDADES | RESPONSABLE | DESCRIPCIÓN |
| Recepción de la solicitud | Auxiliar Autenticaciones | El Auxiliar se encarga de suministrar información al usuario, éste puede solicitar:Autenticación de firma, reconocimiento de texto y contenido, presentación personal, autenticación de una copia simple u original, autenticación de copia de copia autentica; solicitar su registro de firma. El usuario debe presentar el documento ORIGINAL que desea autenticar, y el documento de identidad (para casos de extranjeros, pasaporte vigente o cédula de extranjería). |
| Colocación de sello, firmas y huellas | Auxiliar Autenticaciones | Una vez entregados los documentos necesarios para llevar a cabo la autenticación, se procede con la identificación biométrica en línea con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el fin de evitar la suplantación. Una vez validada la identificación del compareciente, esta firma y se finaliza el procedimiento a la espera de que el notario autorice la autenticación mediante la firma digital.Cuando se requiere autenticar un poder relacionado con bienes inmuebles para vender, comprar, gravar o limitar el dominio. Se realiza la correspondiente identificación biométrica en línea, se hace firmar por el usuario y por el notario, el auxiliar de autenticaciones deberá escanearlo para que sea cargado al repositorio de poderes VUR.Cuando una persona no sabe firmar o no puede por incapacidad física se autentica mediante firma a ruego, debe estar acompañada la persona, por otra que sea mayor de edad, capaz y con documento de identificación, para que firme a ruego.Cuando la persona se encuentra en situación de discapacidad visual, el documento debe ser leído a viva voz por el notario, una vez leído y aceptado el texto por el usuario se procede a realizar la biometría.Cuando se autentica una promesa de compraventa de un inmueble el auxiliar de autenticaciones deberá colocar el sello “NOTARIA TERCERA DE MEDELLÍN. ESTE DOCUMENTO NO ES TÍTULO TRASLATICIO DE DOMINIO Y NO ES OBJETO DE INSCRIPCIÓN EN LA OFICINA DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS.”Cuando se autentican documentos con firma registrada, se hace mediante el sistema de gestión de firmas, el cual genera una impresión sobre el documento o en una hoja adicional, que se anexa al documento original. |
| Firma del Notario y entrega del documento | Notario | El notario procede a revisar que el documento objeto de autenticación, se encuentre conforme a lo establecido por la ley, de ser así lo firma y lo entrega al usuario. |
| Autenticación a Domicilio | Auxiliar de Autenticaciones | – Si una persona tiene la firma registrada en la notaría y necesita realizar una autenticación que requiera reconocimiento de contenido o presentación personal, se procede a prestar el servicio a domicilio; se recepciona el documento que va autenticar, se verifica que cumpla con los requisitos de ley y se hace la biometría móvil.– Una vez llega el documento firmado se hace firmar por el notario. |
EXTRAJUICIOS
| ACTIVIDADES | RESPONSABLE | DESCRIPCIÓN |
| Identificación de necesidades del usuario | Auxiliar de Escrituración | · La Auxiliar de Escrituración es la encargada de recibir al usuario e identificar qué tipo de declaración requiere hacer.· En caso de ser competencia de la Notaría, se le recepciona la declaración. |
| Recepción de la declaración | Auxiliar de Escrituración | La Auxiliar de escrituración se encarga de brindar al usuario la información sobre los costos del trámite (si aplica), y solicita la cédula original para recepcionar, y asignar consecutivo a la declaración, en el formato correspondiente. Posteriormente se redacta la declaración y el usuario la lee, para verificar que la información consignada, se encuentra correcta. En caso afirmativo se aplica el biométrico y el usuario consigna su firma y huella. |
| Firma del notario | Notario | Se le pasa al notario para verificar que todo este conforme a la ley y firmar el documento. |
| Entrega de la Declaración al usuario | Auxiliar de Escrituración | Se guarda una original con firmas y huellas para archivar. |
| Guarda y custodia | Auxiliar de Escrituración | Las declaraciones se van archivando por mes y al finalizar se entrega a Protocolo para ser empastada. |